การจัดองค์การ

2.การจัดองค์การ ( Organizing)

  นักทฤษฎีองค์การทั้งหลายพยายามที่จะออกแบบองค์การ เพื่อรวบรวมเอาพนักงานทั้งหลายขององค์การที่จะต้องทำงานร่วมกัน  และมีความจำเป็นที่จะต้องประสานงาน  เพื่อให้งานได้รับมอบหมายบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ ซึ่งการจัดองค์การถือว่าเป็นหัวใจสำคัญของกระบวนการบริหารการจัดการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งงานบางอย่างไม่สามารถทำเพียงคนเดียวได้  หลาย ๆ คนจำต้องรวมตัวกันเป็นกลุ่มที่เรียกว่า  “  องค์การ  ”  ดังที่  CHESTER  I  BARNARD  กล่าวว่า  องค์การเป็นระบบของการร่วมมือร่วมใจของมนุษย์

  ดังนั้น  การจัดองค์การก็เพื่อให้โครงสร้างของกลุ่มคน  และกลุ่มตำแหน่งงานต่าง ๆ ที่จะไปรองรับกับแผนงานที่กำหนดไว้  และเป็นโครงสร้างที่จัดขึ้น  เพื่อประสานให้ทุกฝ่ายเข้าใจได้ดี  ช่วยลดความซ้ำซ้อนผู้บริหารจึงจำเป็นต้องจัดองค์การให้มีลักษณะที่สมดุลเพื่อประโยชน์ขององค์การ

ความหมายของการจัดองค์การ

การจัดองค์การ  (Organizing)  คือ  กระบวนการกำหนดความสัมพันธ์ระหว่าง

คนงานและกิจกรรมต่างๆขององค์การเพื่อที่จะก่อให้เกิด การใช้ทรัพยากรขององค์การให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

  การจัดองค์การ (Organizing) คือ  การจัดระเบียบกิจกรรมต่าง ๆ ในองค์การ และ

มอบหมายงานให้คนปฏิบัติเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์หรือเป้าหมาย  การจัดองค์การที่ดี จะช่วยให้การบริหารการจัดการมีประสิทธิภาพได้เนื่องจาก

1. ทำให้ทราบขอบเขต  ความรับผิดชอบ  และอำนาจหน้าที่ต่าง ๆ

2. ช่วยป้องกันการทำงานที่ซ้ำซ้อน

3. ช่วยประสานงานในหน้าที่ต่าง ๆ ได้ดี

4. ช่วยลดปัญหาความขัดแย้งระหว่างพนักงานในองค์การได้

5. สามารถแสดงให้เห็นตัวภาระหน้าที่ความรับผิดชอบได้ชัดเจน

6. ทำให้มีระบบการสื่อสารตามสายการบังคับบัญชาที่ดี

หลักของการจัดองค์การ

  หลักสำคัญของการจัดองค์การ  ควรมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน,  อำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบ , ความรับผิดชอบของผู้บังคับบัญชา ,  สายบังคับบัญชา ,  ช่วงการบังคับบัญชา ,  การประสานงาน ,  หลักของการทำงานเฉพาะอย่าง 

และเอกภาพในการบังคับบัญชา

องค์ประกอบของการจัดองค์การจะประกอบไปด้วย  การแบ่งงานกันทำ  (Division of  work)  การจัดแผนกงาน  (Departmentalization)  การกระจายอำนาจหน้าที่  (Distribution  of  Authority)  และการประสานงาน 

(Co-ordination)           การจัดองค์การจะปรากฏขึ้นในรูปแผนภูมิองค์การที่เกิดจากการลากเส้นต่าง ๆ เพื่อให้เห็น

การแบ่งแยกกลุ่มงาน  ผู้รับผิดชอบ  ตามลำดับลดหลั่นกันไป

                                                                 

การแบ่งงาน  (Division  of  work)

นักวิชาการที่มีชื่อเสียงที่ให้มีการสนับสนุน  ให้คนทำงานเฉพาะอย่างตามความถนัด

ของแต่ละคน คือ  Frederick  W. Taylor บิดาของการบริหารการจัดการเชิงวิทยาศาสตร์  กล่าวว่า  การแบ่งงานออกเป็นส่วน ๆ  แล้วให้คนงานแต่ละคนรับผิดชอบงานที่ตนเองถนัด จะทำให้เกิดความชำนาญในหน้าที่งาน  ซึ่งเรียกว่า  ความชำนาญเฉพาะอย่าง ( Specialization ) และจะทำให้เกิดประสิทธิภาพในการผลิต ( Productivity ) ดังนั้น การแบ่งงานในองค์การจึงเป็นการแบ่งงานทุกชนิดขององค์การให้อยู่ในรูปของกลุ่มงานต่างๆ เพื่อให้เกิดความชำนาญเฉพาะอย่าง และเกิดประสิทธิภาพแต่อย่างไรก็ตามการแบ่งงานยังต้องพิจารณาถึงปัจจัยของงานที่เกี่ยวข้องคือ

1. ขอบข่ายของงาน ( Job Scope )  หมายถึงจำนวนงานที่ได้รับมอบหมายและต้องรับผิดชอบมากน้อยแค่ไหน

2.ความลึกของงาน ( Job Depth )  เป็นการจัดระดับของการควบคุมที่ผู้ปฏิบัติมีอยู่

หนืองานที่ตนรับผิดชอบ ไม่ว่าจะเป็นความอิสระความรวดเร็วตลอดจนการประสานงานกับหน่วยงานอื่นที่เกี่ยวข้อง

3. ลักษณะงาน  (Task  Characteristics)  การจัดคนให้เข้าลักษณะงานที่ทำย่อมทำ

ให้เกิดประสิทธิภาพ และเกิดความพึงพอใจในการทำงานสูง การลาออก  การขาดงานจะต่ำ

การจัดแผนกงาน ( Departmentalization)

  การจัดแผนกงานหมายถึง  การจัดรวบรวมงานชนิดต่าง ๆ หรือขั้นตอนของงานต่าง ๆ หรือกระบวนการทำงานต่าง ๆ  ให้เข้ามาอยู่ในหน่วยงานใหญ่เดียวกัน  เพื่อให้งานมีความสัมพันธ์กันมากขึ้น

 การกระจายอำนาจหน้าที่ ( Distribution of Authority )

  อำนาจหน้าที่หมายถึง  อำนาจอย่างถูกต้องที่ได้รับจากหน้าที่งานหรือองค์การ ซึ่งอำนาจหน้าที่นี้จะมีความสัมพันธ์กับตำแหน่งงานที่ได้รับอำนาจหน้าที่ส่วนมากมักจะเกี่ยวข้องกับการบังคับบัญชาการตัดสินใจการจัดการต่าง ๆ ขององค์การ  ส่วนการกระจายอำนาจขององค์การก็คือ  การกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบสำหรับงานนั้น ๆ พร้อมทั้งมอบหมายหน้าที่ และการตัดสินใจในการบริหาร

ประเภทของอำนาจหน้าที่ ( Types of Authority )

  อำนาจหน้าที่ในองค์การแต่ละแห่งจะมีหน้าที่ความรับผิดชอบที่หลากหลาย เพราะฉะนั้นอำนาจหน้าที่จึงจำเป็นที่จะต้องหลากหลายด้วยเช่นกัน ซึ่งโดยทั่วไปแล้วอำนาจหน้าที่ที่พบเห็นมีอยู่ 3 ประเภท ดังนี้

1. อำนาจหน้าที่ที่เป็น Line ( Line Authority )  เป็นอำนาจหน้าที่เกี่ยวกับการ  ตัดสินใจ การมอบอำนาจงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชา  รวมไปถึงการควบคุมดูแล เพื่อให้งานที่ปฏิบัติบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ  การมอบหมายงานของอำนาจหน้าที่นี้เรียกว่า   เป็นการมอบหมายงานตามสายการบังคับบัญชา

2. อำนาจหน้าที่ที่เป็น Staff  ( Staff Authority )  เป็นหน่วยงานที่ช่วยเหลืองานที่เป็น  Line เป็นหน่วยงานที่อยู่นอกสายการบังคับบัญชาขององค์การ  แต่จะมีความสำคัญพอ ๆ กับงานที่ Line  ปฏิบัติ  คนทำงานจะบรรลุวัตถุประสงค์ไม่ได้  ถ้าไม่ได้รับการช่วยเหลือจากหน่วยงานที่เป็น Stafเช่น ฝ่ายคอมพิวเตอร์ ฝ่ายตรวจสอบคุณภาพ เป็นต้น

3.  อำนาจหน้าที่ที่เป็น Functional ( Function Authority )   เป็นอำนาจพิเศษที่ให้กับ

หน่วยงานที่เป็น Line  หรือ  Staff  เพื่อที่จะให้งานหรือโครงการพิเศษบางประเภทสามารถดำเนินการไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผู้ที่ได้รับมอบอำนาจหน้าที่นี้จะสามารถบังคับบัญชาบุคคลอื่น ๆ ที่อยู่นอกสายการบังคับบัญชาของตนได้

การมอบหมายงาน  (Delegation  Process) 

  เกิดจากแนวคิดจากเหตุผลที่คนหนึ่งคนใดไม่สามารถที่จะทำงานทั้งหมดให้สำเร็จ ได้  จะต้องอาศัยคนหลาย ๆ คนช่วยกันทำ  ปกติแล้วผู้บริหารจะมอบหมายงาน  และอำนาจหน้าที่ให้กับผู้ใต้บังคับบัญชา ที่อยู่ในความรับผิดชอบของตนรับไปดำเนินการ  การมอบหมายงานสามารถกำหนดการมอบได้ ดังนี้คือ

1. การกำหนดความรับผิดชอบให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาของตน  ( Responsibility )  ความรับผิดชอบก็คือ  หน้าที่ งานหรือภาระกิจอย่างหนึ่งอย่างใด  ที่ผู้บริหารหรือสมาชิกอื่น ๆ  ในองค์การจะต้องทำให้แล้วเสร็จ

2.  การมอบหมายอำนาจหน้าที่ให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาของตน (Authority) จะได้สามารถทำงานที่ตนรับผิดชอบอยู่ให้สำเร็จลุล่วงไปได้  โดยมีสิทธิที่จะสั่งการ  บังคับบัญชา  ตัดสินใจ  เพื่อที่จะทำให้งานที่อยู่ภายใต้ความรับผิดชอบของตนสามารถบรรลุความสำเร็จ  อนึ่ง  อำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบเป็นหัวใจที่สำคัญของการมอบหมายงาน ที่จะต้องมีความสมดุลมิฉะนั้นแล้วงานจะดำเนินไปอย่างล่าช้า

 3. ทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเกิดความสำนึกถึงภาระหน้าที่  (Accountability)  ที่ตนจะต้องปฏิบัติ และผู้ใต้บังคับบัญชาจะได้ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายด้วยความเต็มใจ

การรวมอำนาจและการกระจายอำนาจ  (Centralization  and  Decentralization)

  การรวมอำนาจเป็นการที่ผู้บริหารระดับสูง  เก็บรักษาอำนาจหน้าที่ไว้กับตนเอง  โดยไม่ยอมให้ผู้ใต้บังคับบัญชาในระดับล่าง  มีสิทธิในการตัดสินใจหรือดำเนินการใด ๆ ในเรื่องที่สำคัญ แต่ผู้บริหารระดับสูงอาจจะให้ผู้บริหารระดับล่างมีสิทธิในการตัดสินใจได้ในเรื่องเล็กๆ น้อย ๆ บางเรื่องภายใต้กฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้อย่างละเอียดรัดกุมและชัดเจน

หน่วยงานสำคัญขององค์การ

หน่วยงานย่อยที่สำคัญขององค์การ  

 ได้แก่  หน่วยงานหลัก (line)  หน่วยงานที่ปรึกษา (Staff)  และหน่วยงานอนุกร (auxiliary)  การแบ่งหน่วยงานเช่นนี้ทำให้เห็นลักษณะของงานเด่นชัดขึ้น

หน่วยงานหลัก  หมายถึงหน่วยงานที่ทำหน้าที่โดยตรงกับวัตถุประสงค์ขององค์การ  และบุคคลที่ปฏิบัติงานที่ขึ้นตรงต่อสายบังคับบัญชา  องค์การทุกแห่งจะต้องประกอบด้วยหน่วยงานหลักซึ่งเป็นหน่วยงานปฏิบัติดงานเพื่อผลประโยชน์โดยตรงต่อความสำเร็จขององค์การ

ในธุรกิจขนาดเล็กมักจะมีแต่หน่วยงานหลักเท่านั้น  อำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบทุกอย่างอยู่กับผู้เป็นเจ้าของหรือผู้จัดการ  สมาชิกทุกคนอยู่ภายใต้การควบคุมและสั่งการจากผุ้จัดการแต่เพียงผู้เดียว  ในบริษัทผู้ผลิตหน่วยงานหลักคือฝ่ายผลิต   ในห้างสรรพสินค้าหน่วยงานหลักคือฝ่ายขาย  ส่วนหน่วยงานประกอบที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้แก่หน่วยงานหลัก

หน่วยงานที่ปรึกษา   หมายถึงหน่วยงานที่ช่วยให้หน่วยงานหลักปฏิบัติงานได้ดียิ่งขึ้น  ส่วนใหญ่จะเป็นลักษณะผู้เชี่ยวชาญเฉพาะงาน  หรือเป็นรูปคณะกรรมการที่ปรึกษาในบริษัทต่างๆ  ได้แก่  คณะกรรมการบริหาร  ฝ่ายวิจัยวางแผน  ฝ่ายตรวจสอบ

หน่วยงานอนุกร  หมายถึงหน่วยงานที่ช่วยบริการแก่หน่วยงานหลักและหน่วยงานที่ปรึกษา  หน่วยงานอนุกรมักเป็นงานด้านธุรการและงานอำนวยความสะดวกเป็นส่วนใหญ่  ไม่มีหน้าที่บริการลูกค้าขององค์การโดยตรง  หรือไม่ได้ปฏิบัติงานอันเป็นงานหลักขององค์การในบริษัททั่วไป  ได้แก่  ฝ่ายการเงิน  ฝ่ายบุคคล  เป็นต้น

สายการบังคับบัญชา

สายการบังคับบัญชา  ( chain  of  command)   

               หมายถึงความสัมพันธ์ตามลำดับขั้นระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชา   เพื่อให้ทราบว่าการติดต่อสื่อสารมีทางเดินอย่างไร  มีการควบคุมและรับผิดชอบอย่างไร  สายการบังคับบัญชาที่ดีควรมีลักษณะดังนี้

               1.   จำนวนระดับชั้นแต่ละสายไม่ควรให้มีจำนวนมากเกินไป  จะทำให้ไม่สะดวกแก่การควบคุม  อาจทำให้งานคั่งค้างได้

               2.   สายบังคับบัญชาควรมัลักษณะชัดแจ้งว่าใครเป็นผู้มีอำนาจสั่งการและสั่งไปยังผู้ใด  ในทำนองเดียวกัน  ถ้าจะมีการรายงานจะต้องรายงานต่อใคร  มีทางเดินไปในทิศทางใด

               3.    สายการบังคับบัญชาไม่ควรให้มีการก้าวก่ายกันหรือซ้อนกัน  งานอย่างหนึ่งควรให้มีผู้รับผิดชอบเพียงคนเดียว  ถ้ามีผู้สั่งงานได้หลายคนหลายตำแหน่งในงานเดียวกันจะทำให้การปฏิบัติงานสับสน

การจัดโครงสร้างองค์กรธุรกิจ

     โครงสร้างองค์กรที่เป็นทางการ

          1. องค์กรแบบหน่วยงานหลัก (Line Organization) พบมากที่สุดในธุรกิจขนาดเล็ก ซึ่งจ้างบุคคลเพียงไม่กี่คน

          2. องค์กรแบบหน่วยงานหลักและหน่วยงานให้คำแนะนำปรึกษา (Line-Staff Organization) สำหรับธุรกิจขนาดย่อมซึ่งประสบความสำเร็จและความเจริญเติบโตในระดับหนึ่งโครงสร้างองค์กรที่ไม่เป็นทางการ

        1. การจัดโครงสร้างของธุรกิจขนาดย่อม พนักงานและงานจำเป็นต้องถูกจัดกลุ่มในลักษณะหนึ่ง จากนั้นผู้บริหารจะได้รับการมอบหมายให้ควบคุมดูแลการปฏิบัติหน้าที่ของพนักงานเหล่านั้น

                    1. การจัดองค์กรโดยใช้เวลา (Organization by Time)

                    2. การจัดองค์กรโดยใช้จำนวน (Organization by Number)

                    3. การจัดองค์กรโดยใช้หน้าที่ (Organization by Function)

                    4. การจัดองค์กรโดยใช้สินค้า (Organization by Product)

                    5. การจัดองค์กรโดยใช้พื้นที่ (Organization by Territory)

                    6. การจัดองค์กรโดยใช้ลูกค้า (Organization by Customer)

                    7. การจัดองค์กรโดยใช้โครงการ (Organization by Project)

           2. การจัดโครงสร้างโดยวิธีผสม ในบางกรณีการจัดองค์กรโดยใช้หลายๆ วิธีก็อาจจะเป็นที่ต้องการเพื่อสามารถตอบสนองความต้องการของธุรกิจได้

        แผนภูมิขององค์การ

แผนภูมิองค์การ  (organization  chart)  

             เป็นเครื่องมือสำคัญอย่างหนึ่งที่จะช่วยให้เข้าใจโครงสร้างขององค์การ  อำนาจหน้าที่  ความรับผิดชอบ  ตลอดจนสายบังคับบัญชาในองค์การนั้นๆ  แผนภูมิองค์การเป็นส่วนย่อที่ช่วยแสดงให้ทราบถึงหน่วยงานย่อยและความสัมพันธ์ของหน่วยงานภายในองค์การ การจัดองค์การควรต้องเขียนแผนภูมิแสดงไว้ด้วยเสมอ  แผนภูมิองค์การจำแนกได้เป็น  3  ประเภท

               1.  แผนภูมิโครงสร้างหลัก  (skeleton  chart )  เป็นแผนภูมิแสดงการจัดโครงสร้างทั้งหมดขององค์การว่าประกอบด้วยหน่วยงานย่อยอะไรบ้าง  มีความสัมพันธ์กันอย่างไร  หน่วยงานย่อยใดขึ้นกับหน่วยงานใด  แสดงสายบังคับบัญชาที่ชัดเจน  โดยใช้สี่เหลี่ยม  ()  แทนหน่วยงานย่อย  เส้นทึบ    ( - )  แทนสายบังคับบัญชาและเส้นประ  (----)  แทนสายงานที่ปรึกษาหรือสายประสานงาน  แผนภูมิประเภทนี้เป็นที่นิยมใช้กันเพราะชัดเจนดี  แสดงหน่วยงานย่อยได้ทั้งหมด  และไม่มีการเปลี่ยนแปลงบ่อยนัก

บางตำราได้แบ่งแผนภูมิองค์การออกเป็น  แบบแนวดิ่ง  ซึ่งนิยมเขียนกันทั่วไป แบบแนวนอน  และ  แบบวงกลม  ซึ่งพิจารณาตามลักษณะของการเขียนมากกว่าหลักการ  เป็นแผนภูมิแบบแนวนอนและแบบวงกลมซึ่งไม่เป็นที่นิยมใช้

 

 

ขอบคุณข้อมูลจาก https://www.gotoknow.org/posts/518309

สืบค้นเมื่อวันที่ 15/11/2560